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上海外国语大学档案分类方法

上海外国语大学档案分类方法

档号编制体例:年份+类别号+二级类目+序号如:2003年教育部下达的关于教学工作的来文案卷编号如下:2003-JX11—1
文书档案实体分类 类别号 二级类目
DQ 党群
DQ11 党务综合 1、上级机关下达的有关党的建设的文件材料 2、本校党组织关于党的建设工作的文件 3、党委工作计划、总结 4、党委工作简讯、动态 5、党委常委会记录 6、统战工作计划、总结
DQ12 纪律检查 1、上级机关下达关于纪委、监察工作文件材料 2、本校纪委、监察工作总结、报告及上级批复 3、纪检统计年报 4、党员处分报告、决定、批复及有关材料 5、纪委监察简报
DQ13 组织 1、上级有关组织工作的文件材料 2、本校组织机构设置、变动报告及上级批复 3、干部任免 4、党组织统计年报 5、新党员入党材料 6、党籍证明材料 7、“七一”表彰材料 8、党代会材料 9、组织工作计划、总结 10、上级关于老干部工作的文件 11、老干部工作计划 12、有关老干部工作的统计年报
DQ16工会妇联 1、上级有关工会工作的文件 2、教师、职工代表大会材料 3、工会工作计划、总结 4、工会统计年报 5、表彰先进材料 6、工会工作规章制度 7、上级有关妇女工作的文件 8、妇委会工作计划、总结 9、表彰先进妇女集体、个人事迹材料
DQ17团委 1、上级有关团委工作的文件 2、团代会、学代会材料 3、团委工作计划、总结 4、表彰团员、学生先进集体和个人材料 5、团员受处分材料
XZ 行政
XZ11行政综合 1、上级有关高校行政工作的文件 2、本校对外发文 3、本校对内发文 4、统计年报 5、上级批复 6、校务委员、校长办公会记录 7、校友会材料 8、群众来信来访材料 9、校际交流合作协议书
XZ12人事 1、上级有关人事工作的文件 2、人事处规章制度 3、人事工作计划、总结 4、人事处工作报告及上级批复 5、人事处权限内的干部任免 6、校基金会评奖材料 7、人事统计年报 8、教职工名册 9、教职工调动材料 10、教职工转正、定级材料 11、教职工福利工作材料 12、教职工退休退职人员审批表 13、师资管理工作计划、总结 14、教师职称评定材料
XZ13审计 1、上级有关审计工作的材料 2、本校关于审计工作的规章制度 3、工作计划、总结 4、审计工作年报 5、审计材料
XZ14保卫、武装 1、上级关于保卫工作的文件材料 2、本校保卫、武装工作的计划、总结 3、本校保卫武装工作统计年报 4、本校治安工作简报 5、军事理论教学计划
XZ15后勤管理 1、上级有关后勤工作的文件 2、后勤管理工作的有关规章制度 3、工作计划、总结 4、后勤管理工作的请示报告与批复 5、后勤管理工作简报
XZ17校产管理 1、上级有关校产管理工作的文件 2、校产管理工作的规章制度 3、校产工作计划、总结 4、与有关单位签订的校产方面的合同、协议书 5、固有资产产权登记 6、校产工作的请示报告与批复 7、统计年报  
科技档案实体分类 类别号 二级类目 保管期限
JX 教学
JX11 综合
 1、上级下达的有关教学工作的文件材料长期 2、有关教学的工作总结 长期 3、教学研讨会 长期 4、教学简迅 长期 5、非学历教育的培训班材料 长期 6、优秀教学成果奖 长期 7、校际学生委托培养协议书 长期
JX12 学科建设 长期   
JX13 招生 1、上级有关招生工作的文件材料长期 2、招生计划及实施情况 长期 3、新生录取材料及新生名单永久 4、招生简章 长期 5、招生专业目录 长期 6、研究生入学材料 长期 7、研究生指导教师情况表 长期 8、研究生培养协议书 长期
JX14 学籍管理 1、学籍卡、学生成绩册永久 2、学生学籍变更 长期 3、学生受奖惩材料 长期
其中:研究生实体分类号为:年份-JX141
全日制实体分类号为:年份-JX142
其他类别学生实体分类号为:年份-JX143 
     外国留学生实体分类号为:年份-JX144
JX15 课堂教学与教学实践、课程建设基金结题项目、精品课程等 长期
JX16 学位 1、上级有关学位工作的文件材料长期 2、学位委员会授予各层次学位清册 永久 3、博士、硕士生学位论文及评审材料长期 4、学校学位管理条例、办法 长期
其中:研究生实体分类号为:年份-JX161
 全日制实体分类号为:年份-JX162
 其他类别学生实体分类号为:年份-JX163
 外国留学生实体分类号为:年份-JX164
JX17 毕业生 1、上级有关毕业分配的文件材料长期 2、毕业生工作计划、总结 长期 3、毕业生名录 永久
JX18 教材 1、自编、主编教材长期 2、自编、主编教学指导书、习题集 长期 3、其它有保存价值的自编参改资料短期
KY 科研
KY11 综合 国家教委下发的有关科研工作的文件 长期 
KY12 科研项目及成果  1、项目审批、结题材料 长期科研成果 2、科研成果永久 3、社会科学研究统计年报表 永久 3、专著、编著、词典、论文集永久
CB 出版
CB11 综合管理 关于出版工作的文件材料 长期
CB12 刊物 永久
 WS 外事
WS11 综合 关于外事工作的文件材料
WS12 出入境 出国讲学、进修、交流人员关材料长期
WS13 国际合作与交流 1、中外合作交流协议书、备忘录永久 2、主办的国际会议和参加国际学术会议材料 长期
JJ 基建
JJ11 综合 1、上级有关基建工作的文件长期 2、基建工作规章制度 长期 3、基建工作计划总结 长期
JJ12 基建项目 1、研究报告长期 2、工程预决算 永久 3、全部峻工图纸 永久
档号编制体例:年份+类别号+二级类目+序号 如:2003年教育部下达的关于教学工作的来文案卷编号如下: [IMG1084533451]
XC校产
XC11 综合
XC12 各类校产
CK财会
CK11 综合
CK12 会计报表
CK13 会计账册
CK14 会计凭证
CK15 工资清册
RW人物
RW11 综合
RW12 人物
SB仪器设备
SB11 综合
SB12 仪器设备,院系、部门及学校购买的设备单件在10万、组合件在20万以上的设备材料
SX声像
SX11 综合
SX12 照片
SX13 磁盘
SX14 录像带
SX15 光盘
SX16 录音带
SX17 影视胶片
SX18 缩微胶片
SX19 幻灯片
独立组织
按照其组织名称前两个字首字母赋予实体分类号