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上海外国语大学各部门归档范围

 

上海外国语大学各部门归档范围
 
招生办公室归档范围
1.      长期    上级有关本专科生招生工作的材料(包括招生计划、规定及有关省市生源计划)   
2.      长期    本校招生工作计划、总结、重要报告及上级批复
3.      短期    本校各专业招生简章及专业介绍
4.      长期    录取新生名单(分省市)
5.      短期    新生保留、取消入学资格名单及有关材料
6.      长期    委托培养人才计划及合同协议书
7.有电子文档的要求纸质和电子文档一并归档
 
国有资产办公室归档范围
1.      长期    上级有关房地产工作管理的文件:需要贯彻执行的
2.      长期    校房地产工作计划、总结、请示及上级批复
3.      长期    校房地产管理工作各种重要会议记录
4.      永久    校房地产各类统计表
5.      长期    房地产科制定的各项办法、规定、条例等(包括房产管理使用、调配、转移等规定、总结)
6.      长期    各次分房正式定稿及最后落实结果房源清单、人员名单、监委会意见材料
7.      长期    教职工对住房特殊要求的处理材料(包括领导特批)
8.      长期    房地产科与校内、外单位、个人签订的有偿、
9.      长期    集资合同与协议
10.     长期    公有住宅出售的合同、协议
11.     长期    企业、经营性用房的有关合同、协议
12.     长期    公共用房的调整、分配材料
13.     长期    年度维修、调整计划
14.     永久    学校各类房屋所有权证和土地使用证
15.     长期    学校有关房产、土地方面处理纠纷、历史遗留问题及市政规划涉及房地调整对外协议
16.     长期    上级有关物资、仪器设备管理工作的文件材料:需要贯彻执行的
17.     长期    本校有关物资、仪器设备管理工作的规定、制度
18.     永久    本校有关物资仪器设备管理工作的各类统计报表
19.     长期    本校仪器设备明细表(重要的永久)
20.     电子文档和数据库及网页材料 
 
武装部归档范围
1.      长期    上级、本校关于武装工作的需要贯彻执行的文件材料
2.      长期    本校武装部各类规章制度
3.      长期    本校武装部工作计划、总结、报告
4.      长期    武装工作统计年报表
5.      长期    转业、复员、退伍军人、军烈属名册及双拥工作
6.         长期    军事理论教学计划
 
保卫处归档范围
1.      长期    上级、本校关于保卫工作的文件材料:需要贯彻执行的
2.      长期    本校公安、保卫处各类规章制度
3.      长期    本校公安、保卫处工作计划、总结、报告
4.      长期    本校公安、保卫工作统计年报
5.      长期    教职工、学生案件的侦察、调查处分决定、结论及上级批复
6.      长期    教职工、学生案件的平反、复查处理结果及上级批复
 
校友会、基金会归档范围
1.      长期    各届校友会、奖励基金会成立、变更材料
2.      长期    奖励基金会授予各种荣誉和表彰先进集体和个人的名单、事迹材料
3.      长期    有关名校友文字、声像材料
 
图书馆归档范围
1.      长期    上级、本校有关图书工作的文件材料:需要贯彻执行的
2.      长期    图书馆的有关规章制度
3.      长期    图书馆工作计划、总结、报告
4.      永久    图书馆概况、发展规划、统计年报
5.      长期    图书馆工作的会议记录及党支部扩大会议记录
6.      长期    图书馆与校外交流的有关材料
7.      永久    图书馆藏品目录
 
统战部归档范围
1.      长期    上级、本校统战工作的文件材料:需要贯彻执行的
2.      永久    统战工作计划、总结
3.      永久    统战工作情况调查、典型材料
4.      永久    统战工作年度统计表
5.      长期    统战工作表彰先进的名单及事迹材料
6.      永久    本校各级人大代表、政协委员名单及审批材料
7.      长期    各民主党派成员和负责人名册、登记表及统战对象名单
8.      长期    侨务工作材料
9.      长期    各党派组织任免干部通知
10.    长期    海外联谊会的重要材料
 
基建处归档范围
1.      长期    上级、本校有关基建工作的规定、办法:需要贯彻执行的
2.      长期    本校基建工作计划、总结、简报
3.      永久    基建工作年度统计报表
4.      长期    基建工程财务预、决算及上级批复

5.      永久    固定资产投资统计表

6.      长期    全校性总体规划、设计总平面图
7.      长期    水、电、气管道分布图
8.      长期    本校零星修建计划、报告及上级批复
9.      长期    本校关于土地、校舍调拨、征用、租借的报告、合同、协议书及上级批文
10.     长期    地质勘察、地形测量材料
11.     长期    单项工作项目及竣工图
团委归档范围
1.      永久    团代会、学代会报告、通知、名单、议程、决议、选举结果、领导讲话、大会发言、大会通过的文件、上级批复
2.      长期    重要的贺信、提案、总结
3.      永久    团委工作计划、总结
4.      永久    本校团组织、专职干部统计年报
5.      长期    表彰团员、学生先进集体和个人事迹材料及名单:校级以上的
6.      长期    校团委组织学生参与各类社会的重大活动材料
7.      长期    团员受纪律处分及撤销处分的决定
8.      长期    团委工作会议记录
9.      长期    团委、学生会编辑发行的期刊
10.     长期    本校各种学生社团组织名称、名单、章程
11.     长期    各分团委干部任免及有关材料
12.     长期    团委牵头的重大活动材料
13.     长期    各类重大活动的声像材料
宣传部归档范围
1.      长期    上级、本校宣传工作文件材料:需要贯彻执行的
2.      长期    本校宣传部有关规章制度
3.      永久    宣传工作计划、总结
4.      长期    教职工政治思想工作计划、动态及调查材料
5.      永久    反映本校各类重要活动的剪报(原件)及图表照片、底片
6.      长期    宣传部会议记录、宣传部召开的重要会议记录、报告提纲、发言稿、声像材料
7.      长期    宣传教育工作先进材料及名单:校级以上的
8.      永久    校刊、通讯
9.      永久    学校大事记
10.     永久    各类统计报表
纪委、监察处归档范围
1.      长期    上级、本校纪委、监察工作的文件材料:需要贯彻执行的
2.      长期    本校纪委、监察工作的有关规章制度
3.      长期    本校纪委、监察工作计划、总结、报告及上级批复
4.      永久    本校纪委、监察统计年报及其它报表
5.      长期    纪委、监察工作会议记录及召开的重要会议记录、纪要
6.      永久    党员处分的报告、决议、批复及有关材料:开除党籍、警告、留党察看、撤销党内外职务的
7.      永久    关于检查、揭发及调查材料(定案的)
8.      永久    年度、信访、案件、查处、统计、报表
9.      永久    纪检监察简报
工会、妇联归档范围
1.      长期    上级、本校工会文件材料:需要贯彻执行的
2.      长期    工会工作计划、总结
3.      永久    工会统计报表
4.      长期    工会表彰先进集体、个人事迹材料和名单:校级以上的
5.      长期    本校出席全国、市教代会、工代会代表名单、发言材料
6.      长期    处分工会会员的有关材料
7.      长期    工会委员会会议记录、纪要
8.      长期    基层工会干部名单
9.      长期    工会会员名单
10.     长期    工会工作的有关规章制度
11.     长期    教师、职工代表大会文件材料:(1)教代会、职代会的报告、通知、名单、议程、工作报告、领导人讲话、大会发言、讨论通过的文件、决议、纪要、简报、候选人情况介绍、选举结果、上级批复。(2)重要的贺信、贺电、提案。(3)会议参考文件、会议筹备工作计划、总结。
12.     长期    上级、本校有关妇女工作的文件材料:需要贯彻执行的
13.     长期    妇联关于妇女工作计划、总结
14.     长期    妇女代表大会文件及声像材料
15.     长期    表彰先进妇女集体、个人事迹材料及名单:校级以上的
16.     长期    工会重要声像材料
网络信息中心归档范围
1.      长期    本部门年度工作计划、总结
2.      长期    各项管理规章制度
3.      长期    各类项目招投标协议、合同书
组织部归档范围
1.      长期    上级、本校组织工作文件材料:需要长期贯彻执行的、需要短期贯彻执行的
2.      长期    本校组织部有关规章制度
3.      永久    本校组织机构设置、变化的报告、决定、批复、通知
4.      长期    上级、本校关于干部任免、调动、离休的决定、通知及呈报表
5.      永久    副处级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等
6.      永久    副处级以上干部名册
7.      长期    关于干部调动和离休的报告、决定

8.      永久    党员和党组织统计报表

9.      永久    统计年度报表
10.     长期    半年报表、党费收支表
11.     长期    党员名册及新党员名册
12.     长期    校、院党委、党总支、直属支部、支部干部名册
13.     长期    党员退党、取消资格的决定
14.     长期    批准新党员的通知存根
15.     长期    批准预备党员转正的通知存根
16.     长期    党员组织关系转进、转出介绍信及存根
17.     长期    干部晋升、确定行政级别的通知书存根
18.     长期    干部调动通知书存根
19.     长期    党员自费留学、探亲期间保留党籍的证明材料
20.     长期    评选先进党支部、优秀党员和先进工作者的事迹材料及名单:全国、市级、校级的
21.     长期    本校出席全国、市党代会名单登记表及发言材料
22.     长期    本校组织工作计划、总结、报告
23.     长期    党代会文件材料:关于召开党代会的请示及批复;大会的计划、工作报告、议程、总结、大会记录;大会通过的文件、决议;领导人讲话的发言稿及其照片、录音、录像;大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单;候选人登记表及情况介绍;大会选举办法、选举结果及上级批复等
24.     长期    会议纪要、简报;会议收到的重要贺信、贺电、会议情况、反映记录;提案及办理情况
25.     长期    党校工作计划、总结
26.     长期    党员、党员干部、先进积极分子、教职工轮训教学计划
27.     长期    轮训学员名单及考试成绩
28.     长期    本校党校有关规章制度
29.     电子文档、网页材料
离退休工作处归档范围
1.      长期    上级、本校关于老干部工作的文件材料:需要长期贯彻执行的、需要短期贯彻执行的
2.      长期    离退休工作的有关规章制度
3.      长期    本校离退休工作计划、总结、报告
4.      永久    有关离退休工作的各种统计年报表、离退休人员名单
5.      长期    离休干部享受待遇、荣誉、更改革命工作时间的报表及批复
出国派遣科归档范围
1.      长期    上级针对出国人员管理的有关文件材料(需贯彻执行的)
2.      长期    学校党、政领导出国访问、考察等重要文件材料
3.      长期    出国、考察、访问、讲学报告及研究人员有关材料
4.      长期    学校选派出国与回国留学人员情况统计表及调查表
5.      长期    学校参加国际比赛、竞赛材料
6.      长期    教职工自费留学、因私出国探亲申请报告及批准材料(经由学校办理的)
7.      长期    师生员工参加国际会议的报告及上级批复
对外合作交流处归档范围
1.      长期    上级关于外事工作的文件材料(需贯彻执行的)
2.      长期    本校重要外事工作报告、批示、通知
3.      长期    外事工作规章制度、计划、总结、简报等
4.      永久    外事工作统计报表
5.      长期    本校外事工作会议材料
6.      长期    礼品登记簿
7.      长期    本校邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件
8.      长期    外国党政官员、各界人士来校参观访问的信件、记录、纪要、讲稿(重要的)
9.      长期    接待外宾明细表
10.     长期    中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录
11.     长期    本校与国外开展科技合作的文件材料
12.     长期    本校完成的国际合作项目、成果等材料
13.     长期    授予外宾、专家学者、知名人士荣誉职称的报告、批复及仪式活动讲稿等
14.     纸质有电子文件的材料一并拷贝归档、网页材料和只有电子文件无其它载体的材料以电子文件形式归档
科研处归档范围
1.      长期    上级有关科研工作规定、通知(贯彻执行的)
2.      长期    科研工作会议及科研处召开的会议记录、会议文件、声像材料
3.      长期    国家教委、国家科委、市教委、市科委召开的重要科研工作会议文件材料
4.      长期    年度科研工作计划、总结、报告、情况汇报
5.      长期    校级以上科研项目的全套材料:立项审核、开题、中期、结题、申报奖项
6.      永久    科技统计年报
7.      长期    关于建立科研机构的报告及批复
8.      长期    国家教委、中央各部、委、市教委、市科委下达的科研计划及科研经费
9.      长期    关于建立科研机构的报告及批复
10.     长期    与国外开展科技活动及参加国际学术会议文件材料
11.     长期    与校外有关单位关于科技协作、科技服务签订协议书、合同
12.     长期    科技咨询服务、委托、合作、开发项目登记表
13.     永久    学术委员会名单、条例等文件材料
14.     长期    科研简报及科研信息
15.     长期    教职工参加各种科学会、专业组人员、受聘顾问名单及来往函件
16.     纸质有电子文件的材料一并拷贝归档、网页材料和只有电子文件无其它载体的材料以电子文件形式归档
审计处归档范围
1.      长期    上级、本校有关审计工作的文件材料(需贯彻执行的)
2.      长期    本校关于审计工作的规章制度
3.      长期    审计工作的规划、计划、总结、调查报告
4.      永久    审计工作统计年报及重要报告
5.      长期    审计工作财务预、决算报告及批复
6.      永久    常规性审计材料(定期审计、离任审计等)
财务处归档范围
1.      永久    上级、本校有关财务会计管理工作的文件材料(需贯彻执行的)
2.      长期    财务处工作计划、总结
3.      长期    财务处重要会议记录
4.      长期    财务预算、决算会计报表及上级批复
5.      长期    年度以上规划表、分配计划、测算表
6.      永久    年度以上各种统计表
7.      永久    涉外外事会计账簿
8.      长期    涉外会计总账
9.      长期    涉外预算内、外账簿
10.     永久    学校涉外专项基金账簿
11.     长期    涉外日记簿
12.     长期    涉外现金、银行存款日记账
13.     长期    固定资产明细账(表)
14.     永久    涉外的会计凭证
15.     长期    预算内各种原始、记账凭证
16.     长期    学校基金管理的规定、通知
17.     长期    学校基金各种原始、记账凭证
18.     长期    银行存款余额调节表、银行对帐
19.     长期    会计拨款及其它会计凭证
20.     长期    涉及债权、债务及未清理完的凭证
21.     永久    本校工资发放清单
22.     长期    本校工资转移、证明、通知存根
23.     永久    本校各种奖金、奖学金、贷学金、助学金名册
24.     永久    财会档案移交保管清册、销毁清册
25.     永久    学校财产清查的相关材料
26.     纸质有电子文件的材料一并拷贝归档、网页材料和只有电子文件无其它载体的材料以电子文件形式归档
人事处归档范围
1.      长期    上级、本校有关人事工作的文件材料(需要本校贯彻执行的)
2.      永久    关于机构、编制的规划、计划、报告及上级的批复
3.      永久    校内机构设置、变更的决定、通知
4.      永久    人事处权限内的干部任免通知
5.      长期    本校人事工作计划、总结
6.      长期    处分教职工的决定及复查、撤消处分的材料(开除、留校察看、警告、记过、复查、撤销的决定)
7.      长期    关于办理辞、复职、除名干部及专业人员处理材料
8.      长期    人事定编、教职工变动表
9.      永久    人事统计报表
10.     永久    本校教职工名单
11.     长期    关于干部、教职工调配工作报告、审批意见及商调函
12.     长期    教职工调动材料:调入、调出本校的介绍信及存根、报到证
13.     长期    教职工转正、定级的通知和名单
14.     长期    上级关于劳资方面的文件
15.     长期    教职工工资调整名单
16.     长期    关于工资改革工作计划、总结、报告、规定及上级批复
17.     长期    教职工福利工作的材料
18.     长期    关于评残、工伤、抚恤等规定、通知
19.     长期    教职工困难补助的名单及金额
20.     长期    关于教职工发放奖金、提成的规定、通知
21.     永久    上报的劳动工资统计表
22.     长期    教职工退休、退职人员登记表
23.     长期    教职工援外和支援边远地区工作的函件及名单
24.     永久    本校师资培养管理工作计划、规定、总结
25.     长期    教师国内进修计划、总结及名单
26.     长期    教师工作量的规定及执行情况
27.     长期    本校授予国内专家、学者、知名人士荣誉职称的仪式讲话稿及有关材料
28.     长期    教职工评定、聘任、专业技术职称的批复、呈报表
29.     纸质有电子文件的材料一并拷贝归档、网页材料和只有电子文件无其它载体的材料以电子文件形式归档
 
教务处归档范围
1.      长期    上级下达的有关本专科生教学工作的文件材料(需贯彻执行的)
2.      长期    上级部门召开有关教学工作会议的文件材料、重要发言交流材料
3.      长期    本校领导有关教学工作的批示
4.      长期    教务处发文
5.      长期    本校有关本专科生教育事业发展规划、专业设置的报告及上级批复
6.      长期    本校关于本专科生教学工作的决定及规章制度
7.      长期    本校有关本专科生教学培养目标、培养规格、学制等方面的规定和办法
8.      长期    本专科教学课程建设、课程大纲和课程总表
9.      长期    本专科教学成果、教材获奖名单及申报材料
10.     长期    教务处会议记录及本处召开的重要会议文件材料及记录
11.     长期    教务处简报、教学情况交流
12.     长期    教务处工作计划、总结
13.     长期    教学检查、评估和各类教学情况调查材料
14.     永久    统计年报表
15.     永久    港、澳、台学生材料(本专科)
16.     永久    学生学籍及变更材料(入学、升级、留级、休学、复学、转学、退学等)
17.     永久    毕业生名册及授予学位名册(按专业并标明学号、学位证书号)
18.     永久    毕业生成绩单(班级总表)
19.     纸质有电子文件的材料一并拷贝归档、只有电子文件材料无其它载体的以电子文件形式归档
 
学生处归档范围
1.      长期    学生处发文
2.      长期    学生处工作计划、总结、汇编
3.      长期    学生奖惩材料:优秀生评选工作汇报、总结及获奖名单、评审材料;学生违纪材料
4.      长期    学生各类意外事件材料
5.      长期    学生工作中有保存价值的图片、资料
6.      长期    上级下达有关毕业生就业的计划、规定、通知
7.      长期    学生登记卡、毕业生名册、照片
8.      长期    各省市下达毕业生调配计划、合同
9.      长期    本校毕业生就业方案
10.     长期    本校毕业生就业计划、总结、简报
11.     长期    本校关于毕业生就业的重要报告及上级批复
12.     长期    毕业生就业情况表
13.     长期    非上海生源高校毕业生工作申请表
14.     电子文档(无纸质的文档可直接移交电子文档)
党委、党办应整理材料归档范围
1.      长期    上级机关有关党的建设的文件材料:针对本校重大的、需要本校贯彻执行的文件
2.      长期    本校党组织关于党建工作的文件材料
3.      永久    党委召开的有关会议材料:党委会、常委会、党委、党委扩大会、书记、校长联席会议记录、纪要、决议、决定及讨论通过的文件
4.      长期    各部处长、总支书记会议记录、纪要、决议、决定及讨论通过的文件
5.      短期    党委中心组学习会议记录
6.      长期    典型交流材料及声像材料
7.      永久    党和国家领导人、地方党政领导人及上级机关领导人来校视察、检查、调查工作时的报告、讲话、题词及声像材料
8.      永久    党委工作规划、计划、报告、总结
9.      长期    党委负责人在校内的重要讲话和参加上级机关召开的重要会议上的发言稿及声像材料
10.     长期    党委领导人与上级领导人有关学校工作重要的来往信件
11.     长期    党委工作的各类规章制度
12.     长期    党委工作简报、情况交流、情况反映等
13.     长期    党群系统各部门启用印章的通知及印模
14.     长期    反映本校党委领导任职期间重要活动的有关材料
15.     长期    重要的群众来信、来访及处理材料
16.     永久    以学校名义对内、对外发文
17.     永久    上级对学校检查与评估材料
18.     永久    党群系统重要统计材料
 
校长办公室归档范围
1.      长期    上级有关高校行政管理的文件:针对本校的、重大的需要长期贯彻执行的文件
2.      永久    本校制发的各类规章制度
3.      长期    有关学校主要职能工作:需要长期执行的本校教育事业规划、计划及本校向上级的请示及批复
4.      永久    学校年度、学期工作计划、报告、总结
5.      永久    校务委员、校长、办公会、校长书记联席会议记录、纪要
6.      永久    本校召开的各类重要会议、座谈会等形成的记录、报告、提纲、讲话稿、声像材料
7.      长期    上级机关召开的重要会议文件材料
8.      长期    有关全校性工作的调查材料和经验总结
9.      永久    本校统计年表及统计资料汇编
10.     永久    年度大事记
11.     长期    本校工作简报、通讯、情况交流
12.     永久    本校启用新印章的文件及印模
13.     长期    校庆活动材料、声像材料
14.     长期    学校组织的对著名人士庆寿、治丧活动材料及声像材料
15.     永久    校友会材料:重要的文件、会议记录、校友通讯录、校友动态信息
16.     长期    群众来信来访工作材料:有领导人重要批示和处理意见的材料
 
各院(系)、研究中心、部、所归档范围
1.      长期    各院(系)、分党委、总支、直属党支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表
2.      长期    各院(系)、分党委、总支、直属党支部党建工作、人员奖励及有关材料
3.      长期    上级有关与本院(系)、所、中心重要的来往函件
4.      长期    院(系)、所、中心工作计划、总结、报告
5.      长期    院(系)、所、中心会议记录、纪要、简报
6.      长期    院(系)、所、中心开展各种学术活动的材料
7.      长期    院(系)、所、中心与国内单位协作的材料
8.      永久    院(系)、所、中心统计年报及重要报告
9.      长期    院系参加国际、国内比赛、竞赛材料
10.     长期    投寄国外的学术论文、出国人员参加国际会议的论文及声像材料
11.     长期    出国进修、留学人员授予学位及有关研究成果、论文和奖状等各类证书(影印件)
12.     长期    本校完成的科研成果项目和国际合作项目、成果等文件材料
13.     长期    院、所、中心主办出版的刊物等
14.     长期    教学评估汇总材料、评估结论
15.     长期    本专科毕业生成绩登记表、本、专科生优秀毕业论文
16.     长期    典型教案、典型实习报告
17.     长期    各学院、系、中心有关重大活动的录音(像)、光盘、磁盘等声像载体
18.     长期    征集有关校友人物的自传、手稿、论文、专著、讲义、获奖证书、奖状、荣誉证书、证章、聘书、传记、媒体报道材料
研究生部归档范围
1.      长期    上级下达的有关研究生教育、教学工作的文件材料:需贯彻执行的
2.      长期    本校研究生发展规划、培养计划、方案、重要报告、总结及上级批复
3.      长期    研究生部工作计划、总结、评估材料
4.      长期     关于研究生教育工作会议的发言及交流材料(针对本校)
5.      长期    研究生部召开的重要会议记录、研究生工作情况简报
6.      长期    研究生部各类统计表:上报的学科、专业报表(指填报数据后的报表,上报同时留一份作为本校存档,空表无效)
7.      长期    有关高等学校师资培训的文件材料
8.      长期    关于报送研究生和青年教师短期讲习班的通知、名单
9.      长期    国内访问学者名单及有关材料
10.     长期    研究生学术报告会材料:获奖名单、获奖论文集
11.     长期    上级有关学科、专业设置的文件材料
12.     长期    本校有关设置、调整、撤销合并、更改名称的报告及上级批复
13.     永久    申请(硕士、博士)点、博士后流动站的报告、材料及上级批复
14.     长期    申请重点学科的报告、材料及上级批复
15.     长期    学科、专业评估申报材料及上级批复
16.     长期    上级有关研究生招生工作的文件材料:需贯彻执行的
17.     长期    研究生招生工作计划、省市生源计划、总结、重要报告及上级批复
18.     短期    研究生招生简章、专业介绍
19.     永久    研究生录取名单
20.     长期    委托培养计划、合同、协议书及重要函件
21.     长期    研究生入学考试试题
22.     长期    因各种原因保留入学资格的材料
23.     长期    港、澳、台学生材料
24.     长期    上级有关学籍管理的文件材料:需贯彻执行的
25.     永久    在校学生名册、学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学、户口迁移及学生出国、意外事故)
26.     长期    学生奖励材料:奖学金、先进班级、优秀生:国家、市级、校级
27.     长期    学生违纪违法的处分决定及有关材料
28.     长期    各专业教学计划、大纲、课表
29.     长期    硕士、博士课程设置及课程简介、课程建设要求及安排
30.     长期    上级、本校有关研究生学位工作材料
31.     长期    本校学位评定条例、办法及计划、总结
32.     长期    校、系学位评定委员会调整和改选名单及上级批复、研究生学位公报
33.     永久    毕业生名册(必须标明学号)和毕业生照片
34.     永久    授予博士、硕士、同等学历在职人员学位人员名单
35.     长期    授予博士学位人员在攻读博士学位期间发表论文情况汇总
36.     长期    各学科专业指导教师名单
37.     纸质有电子文件的材料一并拷贝归档、网页材料和只有电子文件材料无其它载体的以电子文件形式归档
国际文化交流学院归档范围(留学生教育)
1.      长期    学院直属党支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表
2.      长期    学院党支部党建工作、人员奖励及有关材料
3.      长期    上级与本院之间重要的往来函件
4.      长期    学院工作计划、总结、报告
5.      长期    学院会议记录、纪要、简报
6.      长期    学院开展各种学术活动的文件
7.      长期    学院与国内外交流、合作办学的材料
8.      长期    学院参加国际比赛、竞赛材料
9.      长期    学院出国进修、留学人员授予学位及有关研究成果、论文和奖状等各类证书(影印件)
10.     长期    学校完成的科研成果项目和国际合作项目、成果等文件材料(归口科研处,由科研处归档)
11.     长期    留学生名册、成绩册、授予学位名册
12.     长期    典型教案、典型实习报告
13.     长期    学院有关重大活动的录音(像)、光盘、磁盘等声像载体
14.    长期    征集有关校友人物的自传、论文、专著、讲义、获奖证书、奖状、荣誉证书、证章、聘书、传记、媒体报道材料等
继续教育学院归档范围
1.      长期    上级机关下达的有关成人教育、夜大教学工作指令性、指导性文件(需贯彻执行的)
2.      长期    本校有关成人教育、夜大工作的决定、规定及规章制度
3.      长期    成人教育、夜大工作计划、总结
4.      长期    成人教育、夜大各类统计表
5.      长期    成人教育、夜大各类培训班登记表
6.      长期    继续教育学院有关专业设置、调整、撤销、合并、更改名称的报告及上级批复
7.      长期    上级有关成人教育、夜大招生工作的文件材料
8.      短期    本校成人教育、夜大学招生计划、招生简章及专业介绍
9.      长期    录取新生名单
10.     永久    成人教育、夜大学生登记卡
11.     永久    成人教育、夜大学生学籍管理(休学、复学、转学、退学)材料
12.     长期    成人教育、夜大学生奖励材料(优秀生)
13.     长期    成人教育、夜大学生处分材料
14.     长期    各专业教学计划、教学大纲
15.     短期   成人教育、夜大各专业期末考试试题(部门留存五年)
16.     长期    本校成人教育、夜大学位评定条例、办法及计划、总结
17.     永久    毕业生、授予学位名册
18.     永久    长期培训班(一年以上)结业名册
19.     长期    成人教育、夜大学生使用教材目录
20.     长期    优秀教材获奖名单计申报材料
21.     长期    成人教育、夜大优秀班主任及教学、教学成果奖获奖名单及申报材料
22.     永久    成人教育、夜大成绩册及成人自考成绩册
23.     纸质有电子文件的材料一并拷贝归档、网页材料和只有电子文件无其它载体的材料以电子文件形式归档
 
各有关部门声像材料归档范围
1.      长期    校主要领导的活动声像材料(参加国内会议、座谈、探望、记者采访等)
2.      长期    各类重大会议(党代会、工代会、妇代会、学代会等重大会议等)
3.      长期    校庆、历年教师节及重大活动
4.      长期    中央、省市级党、政领导来校活动及题词等场面
5.      长期    国内有影响的科学家、专家、教授、博士、来访考察等活动场面
6.      永久    外国领导人、外籍、港澳学者、著名人士来校参观、访问交流和国外授予我校人员名誉职称等场面
7.      长期    外国代表团及校友来访活动、签订合同等场面
8.      长期    省级以上代表团、其它院校代表团、慰问团来校活动场面
9.      长期    机构成立的活动场面
10.     长期    授予校外人员名誉学生、职务等
11.     长期    开学、毕业典礼活动场面、各类学生毕业照
12.     长期    学生社团、表彰、颁发奖学金场面
13.     长期    教授、专家或在学术上造诣较深的中、老教师授课场面
14.     长期    学生业余生活、课外阅读、参加各种竞赛、演讲、评比先进等场面
15.     长期    学术活动:国际性、全国性、省级学术会议、讲学活动、学术年会等活动场面
16.     永久    建校初期的照片:校门、教学楼、实验室、校园建设等
17.     长期    建造前旧址、建造中新楼及模型
18.     长期    重大项目开工典礼、奠基、落成
19.     永久    各校区建筑物、其它建筑物图片
20.     长期    校运动队参加国内、外比赛、获奖等场面
21.     长期    运动队训练、比赛等场面
22.     长期    兄弟院校来访、表演、比赛及国际比赛等场面
23.     永久    历任校长、党委书记个人照
24.     永久    著名校友(院士、博士生导师、企事业界名流、建国前后厅、局级以上干部、大学校长、学校聘请的上外名誉、顾问、兼职教授)
25.     长期    劳动模范证书、奖章、先进个人等照片材料
    声像档案包括:照片、底片、录音带、录像带、光盘