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上海外国语大学档案立卷工作规范

上海外国语大学档案立卷工作规范

为规范本校的档案管理工作,根据教育部《普通高等学校档案管理办法》第九条、第二十一条、第二十三条、第四十六条制定本档案立卷工作规范。
一、立卷单位
1.凡校直属院系、部处及其他行政处级编制的部门,均属立卷单位,各立卷单位应由主管行政工作的负责人分管本部门立卷归档工作,配备一名兼职档案员具体负责。
2.各部门要把档案材料立卷、归档工作列入年度工作计划,纳入本部门办公室及兼职档案员的岗位职责,并切实予以落实。
二、立卷装订原则与方法
1.立卷归档的材料应为原件,按其自然形成的规律,保持材料之间的历史联系,准确的反映每项工作的来龙去脉、起因与结果。
2.每年年初各兼职档案员根据本部门的职能范围和年度工作计划,确定平时归卷类目,及时将各类材料分别存入有关类目文件夹内,学年结束时,进行调整,整理组成案卷。
3.卷内材料排列应根据材料之间的联系,按问题分时间先后进行排列。
科技案卷:教学材料按学年、院系、班级和主题立卷;科研、基建材料按项目立卷。其它辅助性材料参照文书案卷立卷方式。
文书案卷:案件卷内文件排列,结论、决定、判决性文件在前,依据性材料在后;上级的批复在前,向上级的请示报告在后;跨年度的批复、总结列入最终年度,跨年度规划、计划列入第一个年度。 
4.组成的案卷应避免过厚或太薄,凡遇太厚时可分成若干卷,每卷在200页内。太薄时可将相近问题所形成的材料合并组卷。对反映本校、本部门重大活动和重要会议材料,不限多少,单独立卷。
5.电子档案的立卷归档:电子文档和纸质要同时提交。有电子文档无纸质文档的材料,必须提交电子文档,有刻录条件的部门向档案部门交光盘,无刻录条件的部门通知档案管理人员到有关部门拷贝,档案部门审核后认为有必要留存纸质材料的,请有关部门打印加盖部门章后再立卷。
6.立卷装订程序:
(1)立卷时先剔除没有保存价值,不需归档的材料。
(2)拆除各种金属物(回形针、订书针)。
(3)文件右上角用号码机逐页编号,书籍、刊物及其他印刷成册的除外。
(4)填写卷内目录。
(5)每卷卷尾都有备考表,立卷及检查人均需签名。
7.为了保证案卷质量,避免归档后返工,立卷部门在未装订前,通知档案室对预立卷进行检查,合乎要求后再装订。
8.不需归档的材料。 (1)上级机关普发供参阅和不需办理的文件。 (2)无查考利用价值的材料。
三、案卷移交
1.当年形成的档案在第二年的六月份前将装订好的案卷移交校综合档案室。
2.立卷部门填写移交案卷目录清单,由兼职档案员和校综合档案室分管人员确认签字后完成案卷移交。 
四、本规范从发布之日起执行,原文书和科技档案立卷工作规范同时废止。