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上海外国语大学档案管理机构设置与岗位责任制

上海外国语大学档案管理机构设置与岗位责任制

第一条 机构设置
1、上海外国语大学综合档案室是校档案工作的常设机构,既是学校档案工作的职能管理部门,又是保存和利用本校档案的机构,日常工作由分管档案工作的校领导和校长办公室领导监督。档案业务工作接受国家教育部和上海市教委的领导和监督,同时接受国家档案局和上海市档案局的指导。
2、各院、系、所、部、处等部门设立档案工作小组,由分管本部门的档案工作的负责人任组长,小组成员由部门兼职档案员担任,具体承办部门的档案工作。
第二条 岗位职责
1、 分管档案工作校领导岗位职责
加强对学校档案工作的领导,把档案工作纳入学校的整体发展规划,督促学校档案部门按要求做好本职工作。关心档案工作和档案室的建设与发展,从人力、物力、财力上予以保障,及时解决工作中的重大问题和难题,改善工作条件,使档案工作与学校其他的各项工作协调发展。
2、 综合档案室主任工作职责
全面负责学校档案工作,对上级部门负责。在校长办公室直接领导下,制定和组织实施本校关于档案工作的规章制度,贯彻、执行上级及本校的档案工作规章制度,加强档案工作的规范化、标准化和现代化管理水平。开展档案理论和档案业务得学术研究,组织和参加校内外档案业务研讨、交流和协作活动。接受校办领导交办的有关档案工作。
3、综合档案室副主任工作职责
协助综合档案室主任开展全校档案工作,负责组织专、兼职档案人员的业务学习与培训工作。对全校党、政、工、团、财务等部门文书档案及全校教学、科研、外事、出版、基建、设备等科技档案实行统一管理。
4、 专职档案员工作职责
负责校综合档案室的日常工作,做好学校档案的收集、编目、管理工作,有效地保护和利用档案,为学校其它各项工作服务。每年定时接收分工负责的部门档案;做到材料齐全、分类清楚、归类准确;编制各类检索工具,便于查找利用。主动到立卷部门具体指导并检查立卷情况、保证归档案卷的质量。开展档案的利用工作,提供优良的服务,严格执行档案的借阅利用登记手续和规章制度。做好库房的保密、安全、防虫、防潮、防火工作。按规定做好每年的档案统计工作。
5、 部门分管档案工作负责人职责
将档案工作纳入本部门的日常工作范围,执行学校档案工作制度。配备具有较好政治、业务素质的兼职档案人员,并保持相对稳定,协同校档案室,监督、检查本部门档案材料预立卷、整理组卷、归档验收,保证本部门档案及时归档和案卷质量。关心兼职档案员工作,及时解决其在工作中的困难。
6、 兼职档案员工作职责
负责本部门档案材料的保管、整理、立卷和归档工作,保证材料的完整性。主动接受校档案室的业务指导和督促检查,按规定及时将本部门材料向校档案室归档。